Feedback geven in 3 stappen

Feedback geven in 3 stappen

Feedback geven… Misschien wel het moeilijkste wat er is binnen effectief communiceren. Ondanks dat ik de regels van feedback inmiddels goed ken, ga ook ik nog best weleens de fout in. Hoe doe je dat dan? Goede feedback geven… En waar leren we feedback geven aan?

De normen vanuit mijn jeugd

Ik ben opgevoed met de boodschap dat ik alles mag zeggen wat er in mijn hoofd omgaat. Op zich positief zou je zeggen… Helaas vergaten mijn ouders wel de regels van feedback mee te geven. Je kunt je dus voorstellen dat het in mijn jonge jaren behoorlijk mis ging op het schoolplein. Het werd mij (terecht) niet in dank afgenomen wanneer ik mijn ongezouten mening gaf op het pas geknipte bloempot kapsel van mijn schoolvriendinnetje. Het kapsel waar zij zo trots op was (misschien een beetje laat… maar alsnog mijn excuses voor mijn lompe uitspraken). Naarmate ik (ietsje-)ouder werd en meer ging leren over communiceren, ontdekte ik ook een andere manier.

Het beste in elkaar naar boven halen

Volgens mij zijn we allemaal gebaat bij het beste in elkaar naar boven halen. Ongeacht waar we zijn; op school, kantoor, in je relatie. Eigenlijk overal waar mensen met elkaar communiceren. Ruimte voor het geven en ontvangen van feedback is een belangrijk onderdeel van het beste in elkaar naar boven halen. Het gaat om de intentie waarmee je feedback geeft. Wat wil je ermee bereiken? En help je de ander met jouw feedback?

Feedback op gedrag

De valkuil waar we vaak in stappen is dat feedback op identiteitsniveau wordt gegeven. Zoals ik vroeger vooral mijn ongezouten mening gaf… Effectieve feedback wordt gegeven op het gedrag van de persoon en niet op de persoon zelf. Op deze manier maak je onderscheid tussen de persoon en het gedrag dat hij of zij vertoont. Je zegt niet: ‘Jij bent…’, maar ‘Jij doet…’.
 
Niet: “Wat ben jij een vervelende collega. Gedraag je eens!”
 
Wel: “Je bent een fijne collega, maar wat je nu doet vind ik wat onhandig.”

Het effect op jou

In principe is feedback niets meer dan het benoemen van het effect van het gedrag van de ander op jou. ‘Oh als dat alles is… Hoe moeilijk kan het dan zijn!’ Daar vergis je je in… In de praktijk blijkt het geven van feedback namelijk een stuk moeilijker dan op het eerste gezicht lijkt. Want hoe geef je feedback op de juiste manier? Hoe zorg je ervoor dat ontvanger de feedback ook aanneemt en niet in een weerstand schiet?

Feedback geven in 3 stappen

Ik geef je de 3 belangrijkste stappen voor het geven van feedback.
 
STAP 1 – Wat zie je?
Beschrijf concreet het gedrag dat je waarneemt, het feitelijk gedrag. Observeer de ander zonder je eigen interpretatie daarop los te laten. Benoem alleen het gedrag dat je feitelijk ziet, hoort, ruikt, proeft: “Ik zie/ hoor/ ruik/ proef/ neem waar dat…”. Eigen interpretaties zijn gedachten die je aan het gedrag koppelt: “Hij trekt zijn wenkbrauw op, hij neemt me niet serieus.”, of “Hij fronst zijn voorhoofd, hij snapt me niet.”

STAP 2 – Wat is het effect van het gedrag op jou?
Deel nu je eigen gevoel als gevolg op het waarneembare gedrag:

• “Ik zie dat je, ik voelde mij daardoor…’
• “De reactie die het bij mij opwekte was…”
• “Ik hoorde je xxx zeggen, ik schrik van…”
• “Dat roept bij mij het volgende op…”
• “Ik ervaar dat…”
• “In mijn beleving…”
• “Dat had het volgende effect op mij…’

Je houdt het effect van het gedrag hierdoor volledig bij jezelf. De ander hoeft niet de intentie te hebben om jou dit gevoel te geven. Misschien is hij of zij er helemaal niet van bewust! Je deelt hiermee een stukje van je eigen belevingswereld.

STAP 3 – Wat heb jij nodig?

Benoem in de volgende stap je behoefte. Wat zou je graag van de ander wensen in deze situatie? Let op: het is een wens/behoefte. Het is aan de ander of deze aan jouw wens tegemoet kan/wil komen.
 
Bijvoorbeeld:

• “Ik vind het belangrijk dat…”
• “Ik wil je vragen om…”
• “Ben je bereid om…”
• “Ik zou het fijn vinden als je in het vervolg…” 

Zoals ik al vertelde, ik ken deze regels maar al te goed en ga toch nog weleens de fout in. Het verschil met vroeger is dat ik op de momenten dat ik de feedback regels even vergeet, mij er vrijwel direct bewust van ben. Ik kan daardoor op hetzelfde moment nog iets anders doe, bijvoorbeeld de regels op mijzelf toepassen en daar waar nodig mijn excuus aanbieden.
 
Wees mild voor jezelf als het even niet lukt. Probeer voor een volgende keer te bedenken waar nog winst te behalen is in je communicatie.
 
Meer weten over feedback? Samen met mijn collega Ellis van Schaik (Fundament-El) heb ik een workshop Feedback ontwikkeld speciaal voor teams en groepen.  In deze krachtige workshop werken we in één dag (half of heel) aan de do’s and don’ts op het gebied van feedback.
 
Meer informatie over de workshop Feedback.